Ao final deste artigo você terá uma lista curta de processos da sua empresa, com nota de retorno e de complexidade em cada um, e saberá qual deles automatizar primeiro.
Para fazer isso você precisa de duas coisas. Uma hora de agenda e a possibilidade de perguntar a quem executa o trabalho quanto tempo gasta nele. Não precisa de ferramenta, de consultoria nem de dado histórico organizado.
O método abaixo é o que usamos na primeira etapa dos nossos projetos. Ele existe porque o erro mais caro em automação não é escolher a ferramenta errada. É abrir cinco frentes ao mesmo tempo e terminar o trimestre com cinco coisas pela metade.
Qual processo uma empresa deve automatizar primeiro?
O que tem o maior retorno entre os de menor complexidade. Nessa ordem, e nunca o contrário.
A tentação é começar pelo processo que mais incomoda. Quase sempre é um erro. O processo que mais incomoda costuma ser o mais complexo, o que atravessa mais áreas e o que tem mais exceção. Ele é um ótimo terceiro projeto e um péssimo primeiro.
O primeiro projeto tem uma função extra, que é provar para a empresa que isso funciona. Projeto que demora seis meses não prova nada, porque a prioridade muda antes de ele terminar.
O método em seis passos
Repare, no desenho, que a escolha só acontece no quinto passo. Os quatro primeiros são de levantamento, e são o que a maioria das empresas pula.
- Liste os processos candidatos, no máximo dez.
- Meça cada um em hora gasta e frequência com que acontece.
- Dê a cada um uma nota de retorno, de 1 a 5.
- Dê a cada um uma nota de complexidade, de 1 a 5.
- Cruze as duas notas e escolha um processo só.
- Registre o estado atual antes de mexer em qualquer coisa.
Passo 1, listar os candidatos
Peça a cada área duas ou três tarefas que consomem tempo e não exigem julgamento. A pergunta que funciona melhor não é o que você quer automatizar. É o que você faz toda semana e preferia não fazer.
Pare em dez. Lista maior não melhora a decisão e aumenta a chance de ninguém terminar o levantamento.
Passo 2, medir hora e frequência
Para cada item, anote quanto tempo leva uma execução e quantas vezes acontece por mês. Multiplique.
Use a estimativa de quem executa, não a sua. Gestor costuma subestimar tarefa operacional em cerca de metade. Ele lembra do tempo da tarefa e esquece o tempo de preparar, procurar e conferir.
Se quiser medir com mais rigor, o caminho completo está em como mapear rotinas para automatizar.
Passo 3, dar nota de retorno
Retorno aqui não é só hora economizada. São três componentes, e vale pontuar cada um.
- Tempo. Quantas horas por mês a tarefa consome hoje.
- Erro. O que acontece quando essa tarefa sai errada, e com que frequência sai.
- Atraso. O que a empresa perde enquanto a tarefa espera para ser feita.
O terceiro é o mais esquecido e costuma ser o maior. Uma proposta que demora dois dias para sair não custa duas horas de trabalho. Custa a chance de o cliente ter fechado com quem respondeu antes.
Passo 4, dar nota de complexidade
Complexidade também tem três componentes, e nenhum deles é técnico.
- Sistemas. Quantos sistemas diferentes a tarefa precisa tocar.
- Áreas. Quantas áreas precisam concordar com a mudança.
- Exceção. Quantas vezes em dez o processo foge da regra.
A exceção é a variável que mais engana. Processo que foge da regra uma vez em cada três não é processo, é decisão caso a caso disfarçada de rotina. Automatizar isso produz um sistema que erra um terço das vezes. E que precisa de alguém conferindo tudo.
Por que complexidade pesa mais que retorno no primeiro projeto
Porque o primeiro projeto está disputando com a desconfiança, não com outro projeto.
Em empresa que nunca automatizou nada, existe sempre alguém esperando a coisa dar errado para dizer que avisou. Entrega rápida e visível desarma isso. Entrega demorada alimenta.
Já vimos empresa escolher o processo mais complexo como primeiro, acertar a escolha no papel e perder o projeto mesmo assim. O trabalho estava correto. O que faltou foi resultado visível antes de a prioridade da diretoria mudar.
Por isso, em caso de dúvida entre um candidato de retorno 5 e complexidade 4 e outro de retorno 3 e complexidade 1, comece pelo segundo. O primeiro continua lá no mês seguinte, e aí com a empresa inteira a favor.
Passo 5, cruzar e escolher um
Coloque os dez numa tabela com as duas notas e olhe só o quadrante de retorno alto com complexidade baixa.
| Faixa | O que fazer |
|---|---|
| Retorno alto, complexidade baixa | é o seu primeiro projeto |
| Retorno alto, complexidade alta | fica para o terceiro, depois de provar o método |
| Retorno baixo, complexidade baixa | serve de segundo, para manter o ritmo |
| Retorno baixo, complexidade alta | não faça |
Se dois processos empatarem, escolha o que tem mais gente envolvida. O ganho é o mesmo e a adesão ao próximo projeto é maior, porque mais pessoas viram funcionar.
Passo 6, registrar o antes
Antes de mexer em qualquer coisa, escreva em algum lugar o tempo atual, a frequência atual e a taxa de erro atual. Com data.
Esse é o passo que parece burocrático e é o que decide se o projeto sobrevive. Sem o estado anterior registrado, a conversa de ampliar vira disputa de opinião. Perde quem não tem número. O método está em como medir o uso real da IA na empresa.
Se depois desse levantamento você quiser ajuda para desenhar o processo novo, a página de tecnologia e automação mostra como entramos nessa etapa.
Um exemplo com números
O exemplo abaixo é ilustrativo, montado com valores redondos para mostrar o cálculo. Não é resultado garantido.
Uma empresa de serviço listou cinco candidatos. Dois se destacaram.
| Processo | Horas por mês | Retorno | Complexidade |
|---|---|---|---|
| Montar proposta comercial | 24 | 4 | 2 |
| Fechamento financeiro do mês | 32 | 5 | 5 |
O fechamento financeiro consome mais horas e seria a escolha natural de quem olha só o tempo. Só que ele toca quatro sistemas. Depende de duas áreas e tem exceção em quase todo mês de virada.
A proposta comercial toca um sistema, depende de uma área e segue a mesma estrutura em oito de cada dez casos. É o primeiro projeto, mesmo valendo menos horas.
Para transformar as horas em valor e montar a conta completa, o caminho está em como calcular o retorno de um projeto de IA.
Como separar processo de decisão
Essa distinção resolve metade das dúvidas na hora de montar a lista.
Processo é o que duas pessoas diferentes fariam do mesmo jeito, seguindo a mesma regra. Decisão é o que depende de contexto, de histórico do cliente ou de julgamento de quem faz.
Boa parte do que a empresa chama de rotina é, na verdade, decisão repetida. O teste é simples. Peça a duas pessoas que executem a mesma tarefa separadamente e compare o resultado. Se saiu diferente, existe julgamento ali, e esse julgamento precisa continuar com uma pessoa.
Isso não elimina o candidato da lista. Normalmente significa que a parte automatizável é o preparo, e não a decisão final.
Erros comuns
- Começar pela ferramenta. Escolher o fornecedor antes de escolher o processo inverte a ordem e faz a empresa moldar o trabalho ao produto que comprou.
- Escolher o processo que mais dói. Costuma ser o mais complexo. Ele merece ser resolvido, só não primeiro.
- Abrir várias frentes. Cinco projetos simultâneos com time enxuto produzem cinco entregas pela metade e nenhuma medição.
- Usar a estimativa do gestor. Quem não executa a tarefa subestima o tempo dela, e a nota de retorno sai errada por causa disso.
- Pular o registro do antes. Sem ele não existe prova do depois, e o projeto bom fica sem argumento na hora de ampliar.
- Automatizar o que vai morrer. Verifique se o processo ainda vai existir daqui a um ano antes de investir nele.
Perguntas frequentes
Quantos processos devo listar no começo?
Até dez, e não mais que isso. Lista maior consome o tempo do levantamento sem melhorar a escolha. Os candidatos do fim da lista quase nunca ganham.
Preciso de dado histórico para dar as notas?
Não precisa. A estimativa de quem executa a tarefa é suficiente para ordenar candidatos. Dado preciso é necessário depois, na hora de provar o resultado, não na hora de escolher.
E se a empresa inteira só tiver processos complexos?
Então quebre um deles em pedaços e automatize um pedaço. Quase todo processo complexo tem uma etapa isolada, repetitiva e com pouca exceção. Essa etapa serve de primeiro projeto.
Quanto tempo esse levantamento deve levar?
Algumas conversas por área costumam bastar em empresa pequena. Se passar de um mês, a análise virou o próprio gargalo e vai entregar documento em vez de decisão.
Vale automatizar algo que uma pessoa só faz?
Vale quando essa pessoa é ponto único de falha. Tarefa que só uma pessoa sabe fazer tem risco escondido. Nesse caso o ganho principal não é tempo. É a empresa deixar de depender de uma agenda.
A tarefa desta semana
Reserve uma hora, chame duas pessoas de áreas diferentes e peça a cada uma três tarefas que ela faz toda semana e preferia não fazer.
Anote tempo e frequência de cada uma. Dê as duas notas e veja o que sobra no quadrante de retorno alto com complexidade baixa. Em uma hora você sai com o primeiro projeto escolhido e com o número do antes registrado.
Se preferir fazer esse levantamento com alguém de fora puxando as perguntas, fale com o time da Blue Labs no WhatsApp.