Depois de mapear as rotinas da empresa, sobra sempre uma lista maior do que a capacidade de executar tudo ao mesmo tempo. A pergunta deixa de ser o que dá para automatizar e passa a ser o que automatizar primeiro. Esse artigo mostra o método que usamos para responder essa pergunta com número, não com a rotina que grita mais alto na sala.
Ao final você vai ter uma lista ordenada dos seus processos, cada um com uma nota de prioridade defensável. Antes de começar, você precisa ter em mãos a lista de rotinas mapeadas, com tempo gasto e frequência de cada uma. Se ainda não tem essa lista, o passo anterior está descrito em como mapear as rotinas da empresa antes de automatizar.
Por que não automatizar simplesmente o que incomoda mais?
Porque incômodo e impacto são coisas diferentes. A rotina que mais irrita o time nem sempre é a que mais custa para a empresa, e a que mais custa nem sempre é fácil de automatizar com a tecnologia disponível hoje. Sem critério explícito, a empresa acaba automatizando o processo do gestor que reclamou mais alto na última reunião, não o que teria o maior retorno.
O método de duas notas
Usamos duas notas simples, de 1 a 5 cada, para cada processo da lista. A primeira é retorno, a segunda é complexidade. Multiplicando uma pela outra de forma invertida, sobra uma prioridade que qualquer pessoa consegue calcular numa planilha, sem curso de gestão de projeto.
Passo 1, dar nota de retorno para cada processo
O retorno soma três fatores, cada um valendo de 1 a 5 pontos. Quanto tempo o processo consome por mês, medido em horas. Quantas pessoas dependem dele para trabalhar. E qual o risco de erro humano hoje, porque processo com erro frequente custa em retrabalho, não só em tempo de execução.
Um processo que consome 40 horas por mês, envolve quatro pessoas e já gerou erro visível para cliente recebe nota alta nos três fatores. Um processo que consome duas horas por mês e afeta uma pessoa só recebe nota baixa, mesmo que seja irritante de fazer.
Passo 2, dar nota de complexidade para cada processo
A complexidade também soma três fatores. Quantos sistemas diferentes o processo toca, porque cada integração nova é um ponto a mais de risco técnico. Quanto a regra do processo muda de caso para caso, porque regra estável automatiza fácil e regra cheia de exceção automatiza devagar. E se existe dado limpo disponível hoje, porque processo que depende de dado espalhado em planilha pessoal custa muito mais para automatizar do que parece à primeira vista.
Um processo que toca só um sistema, segue regra estável e já tem dado organizado recebe nota baixa de complexidade, o que é bom, porque complexidade baixa é o que queremos.
Passo 3, cruzar as duas notas
A prioridade final é a nota de retorno dividida pela nota de complexidade. Processo com retorno alto e complexidade baixa sobe para o topo da lista. Processo com retorno baixo e complexidade alta vai para o final, e muitas vezes nem vale entrar na lista deste ano.
Um exemplo ilustrativo ajuda a fixar a conta. Um processo de conciliação financeira que consome 30 horas por mês, envolve duas pessoas e já gerou erro em nota fiscal recebe nota 4 de retorno. Se esse mesmo processo já tem dado organizado num único sistema e segue regra estável mês a mês, a complexidade fica em 2. Dividindo, a prioridade sai em 2, um número alto que coloca esse processo entre os primeiros da fila, à frente de um processo com retorno parecido mas que depende de três sistemas diferentes sem nenhuma integração pronta entre eles.
Essa conta gera quatro grupos naturais, e vale entender o que fazer com cada um antes de olhar a lista final.
| Retorno | Complexidade | O que fazer |
|---|---|---|
| Alto | Baixa | Começa primeiro, é o quick win |
| Alto | Alta | Planeja com calma, vale o esforço |
| Baixo | Baixa | Faz se sobrar capacidade, não é urgente |
| Baixo | Alta | Não entra na lista deste ciclo |
Passo 4, desenhar o fluxo de decisão
Com as notas em mãos, o caminho de decisão fica visual e fácil de explicar para quem não participou da conta.
- Todo processo mapeado entra na avaliação, sem exceção.
- Retorno alto e complexidade baixa vai direto para o início da execução.
- Retorno alto e complexidade alta entra no planejamento do próximo ciclo, com etapas menores.
- Retorno baixo, seja qual for a complexidade, entra na fila de espera.
- A fila é revisada a cada trimestre, porque um processo de retorno baixo hoje pode crescer se a empresa crescer.
Erros comuns
Erros na hora de dar a nota
- Dar nota de cabeça em vez de medir. A nota de retorno precisa vir de tempo e frequência reais, não da impressão de quem participa da reunião. Sem medir, a lista final reflete a opinião de quem fala mais alto, não o custo real.
- Ignorar a complexidade de dado. É comum subestimar quanto trabalho dá organizar um dado espalhado em planilha antes de automatizar qualquer coisa em cima dele. Esse trabalho de preparo está descrito em como preparar os dados da empresa antes de usar IA, e ele entra na nota de complexidade, não é um passo separado que aparece de surpresa depois.
- Deixar só uma pessoa dar todas as notas. Avaliação feita sozinha carrega o viés de quem preenche a planilha. Uma nota de retorno alta demais para o processo do próprio departamento é o erro mais comum quando só uma área participa da rodada.
Erros na hora de executar a lista
- Automatizar tudo de uma vez. A lista prioriza, não autoriza rodar cinco projetos em paralelo com o mesmo time pequeno. Comece pelo primeiro quadrante, entregue, meça o resultado, e só então avance para o próximo.
- Esquecer de revisar a lista depois. Prioridade muda quando a empresa cresce, quando entra um sistema novo ou quando um processo antigo simplesmente para de existir. Lista feita uma vez e nunca revisada perde valor rápido.
- Confundir prioridade técnica com prioridade política. Às vezes o processo do diretor precisa vir antes por motivo de relação interna, e não tem problema nenhum nisso, desde que a decisão seja declarada como política e não disfarçada de conta técnica.
Essa priorização é exatamente a etapa de Orquestração da nossa metodologia CORE, que vem logo depois do diagnóstico inicial e antes de qualquer linha de código ser escrita. Esse trabalho entra no pilar de metodologia.
Como manter a lista viva depois da primeira rodada
A priorização não é um evento único, é um hábito trimestral. A cada trimestre, revise três coisas na lista. Primeiro, se algum processo do quadrante de espera subiu de importância porque a empresa cresceu ou mudou de fase. Segundo, se algum processo já automatizado no ciclo anterior precisa de ajuste, porque regra de negócio muda e o sistema construído para a regra antiga passa a gerar exceção com mais frequência. Terceiro, se surgiu processo novo que nem existia na primeira rodada, comum em empresa que está em crescimento rápido.
Empresas que tratam essa lista como documento vivo, revisado junto com o time de cada área, chegam ao final do ano com um retrato muito mais preciso de onde o tempo da operação realmente vai. Empresas que fazem a rodada uma vez e guardam a planilha numa pasta esquecida acabam repetindo, um ano depois, a mesma sensação de não saber por onde começar.
Uma boa prática é atribuir um responsável por manter a lista atualizada, normalmente alguém da operação que já participa das reuniões de gestão. Essa pessoa não precisa executar a automação, só precisa garantir que a lista reflita a realidade atual da empresa, e não uma fotografia de seis meses atrás.
Perguntas frequentes
Quantos processos cabem numa primeira rodada de priorização?
Normalmente entre cinco e quinze, o suficiente para ter variedade sem travar a análise em detalhe demais. Empresa muito pequena pode ter menos, empresa grande e complexa pode precisar de mais de uma rodada por área.
Quem deveria dar as notas, o gestor ou quem executa o processo?
Os dois, sempre que possível. O gestor enxerga o impacto no negócio, quem executa enxerga o detalhe operacional e a exceção que o gestor não vê. Nota dada só pelo gestor costuma superestimar processo visível e ignorar processo silencioso que consome tempo real.
E se dois processos empatarem na prioridade final?
Desempate pelo critério de risco. Entre dois processos com nota igual, prioriza o que tem maior exposição a erro que afeta cliente direto, porque o custo de um erro visível costuma pesar mais do que o custo de tempo perdido internamente.
Vale a pena contratar consultoria só para essa etapa?
Para a primeira rodada, normalmente não. O método é simples o suficiente para o próprio time de gestão aplicar numa tarde, com a lista de processos já mapeada em mãos. Onde uma visão externa ajuda de verdade é depois, na hora de avaliar se a complexidade técnica de automatizar um processo específico está sendo medida de forma realista, porque quem nunca construiu esse tipo de sistema tende a subestimar o trabalho de integração entre sistemas diferentes.
Esse método serve para empresa de qualquer porte?
Serve, o que muda é a régua de nota. Empresa pequena mede tempo em horas por semana, empresa maior mede em pessoas dedicadas por mês. O método é o mesmo, a escala do número muda.
Próximo passo
Pegue a lista de rotinas já mapeadas e dê as duas notas para cada uma, sem pressa, numa planilha simples. Em uma hora você tem uma lista ordenada com critério, pronta para decidir por onde começar.
Se quiser um segundo olhar sobre essa priorização antes de decidir, fale com a gente no WhatsApp.
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